今年小站做了两个公益项目：《抗战和长城》和《家住长城边》，项目都涉及到资金管理的问题。为了使项目资金得到合理使用，经过小站工作会议讨论，好人物用、燕子、点点8848初步拟定《长城小站项目财务管理制度》，请大家审阅，并请留下意见和建议。谢谢您的关注和支持！



长城小站项目财务管理制度


1、目的
为了加强项目资金的管理，保证资金的合理使用，特制定项目财务管理制度，项目中涉及的财务事项，依本制度提供的原则、方法和程序处理，除外事项由工作会议另行议定。

2、基本原则
· 对参与项目的自愿者充分信任的原则
· 兼顾财务控制与活动效率的原则
· 项目非赢利原则
· 项目资金收支平衡原则

3、财务决策权
· 财务决策权归小站工作会议，参会人员集体议定决策。
· 工作会议可以是到场会议，也可以网络会议、通讯会议等形式。
· 工作会议议事办法另行确定，议事办法未确定前按小站传统议事方法进行。

4、财务管理小组
· 除另有指定或确定，一般由项目负责人担任项目财务负责人。
· 除另有指定或确定，项目财务负责人应邀请/指定/推举两名站友分别担任会计、出纳，参与项目的财务管理工作。
· 项目财务负责人、会计、出纳三人形成团队，按财务管理传统分工各施其责。
· 项目财务负责人根据批准的预算方案，重点负责控制以下三方面：

Ø 项目成立之初——制定好项目周期内的费用预算及成本计划.
Ø 在项目执行和工作过程中——要及时监控，调整各项成本费用的支出管理，接受第三方监督。
Ø 项目结束后——及时做好项目的费用预算和总结，并报送小站相关人员审核。

5、项目预算
· 预算的形成：项目成立之时，经小站工作会议及相关人员一起预测可能发生的收支。项目、支出时间和金额范围，形成预算。
· 预算的执行：由项目财务负责人负责执行
· 预算外费用：针对“家住长城边”项目
≥500元的预算外费用: 由工作会议集体议定
< 500元的预算外费用: 项目负责人决定

6、项目费用管理办法
· 会计周期： 本项目整个执行期作为单一会计期处理，开帐第一日为起点，项目完毕结算日为止点，可以不按日历年月作会计分期。
· 账户：用个人名义开设银行个人帐户存取项目资金，一般以会计开户，出纳使用。
· 记账方法： 应采用复式记帐法记帐，对简单的项目也可用收支记帐法。
· 帐套设置： 设置项目货币资金日记帐一套，分设银行日记帐、现金日记帐。
· 科目设置： 采用复式记帐法记帐时，设简式总帐一套，设资产类科目“货币资金”、“预支借款”，损益类科目“项目费用”、“项目收入”和权益类科目“项目基金”、“项目损益”。其它科目可由会计根据本项目情况具体确定。
· 设置“项目费用”明细帐一套，二级费用明细科目由会计根据本项目情况确定。
· 账簿： 可以只采用电脑记帐（excel），也可辅以帐簿；凭证从指定地址下载，由会计统一编号，以A4幅面成册保存。


7、结算及审计
· 项目财务负责人、会计、出纳应在项目结束后一个 月内完成结算。
· 工作会议应指定站友1-3人对项目结算进行审计。
· 结算及其审计意见向站友公布。
· 项目节余资金上缴小站基金。
· 项目透支的，由工作会议决定处理方法。

附：入帐、借款、支付、报销流程

入账流程



借款流程


付款流程


报销流程


本贴最后一次由点点8848修改于2005-12-06 11:20:13

本贴最后一次由点点8848修改于2005-12-07 11:17:15

本贴最后一次由点点8848修改于2005-12-07 11:21:22

本帖由 点点8848 于2005-12-06 11:18:29发表

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时间拖太久了，
先把这部分来龙去脉结余报出来，
再说别的。

议论已经不少了。
俺在一旁看着都暗自着急。

本帖由 大鹰 于2006-01-15 21:38:39发表

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说实话，拿出这一稿“制度”我个人是忐忑不安的。尽管我们讨论、执笔的几个人职业都是做与财务管理有关的工作，但对小站这样的非企业/事业组织来说，非赢利机构的财务制度应该怎样定，我们是没有做过的。因为没有其他站友自告奋勇，我们几个就赶鸭子上架，奋勇了一回。见笑........

关于接受第三方监督的问题，我们起草时主要考虑的是赞助单位，人家出了钱赞助你的公益活动，如果他提出要监督善款的使用，我们觉得应该接受这位第三方的监督。现在想来，既然有“第三方”，那么第二方是谁？第一方又是谁？看来用“第三方”是不妥，在无法穷举这个“第三方”具体是谁/什么组织时，可能用“有关方面”较妥，即用最小内涵的概念包括掉所有可能的外延。

条款的次序原来是用的诸如3.1.4的次序的，考虑到很多序号下仅是一句话就表达完了，没有更多文字，为了简约就改成了现在的排法。

关于审计的周期，在编写时主要是考虑了“平遥影展”的事后财务处理和“家住长城边”项目的财务管理。在我们可预见的范围内没有大型或长期的项目，所以没有设计期间审计。将来真有了大型、长期项目，可再作补充修订。另一个原因也是为了简约，毕竟大家都是用业余时间参与项目，广大站友也不是财务专业人员，所以最好用简约的篇幅、直白的文字来表达该制度。

关于“工作会议”，我们编写时是假想有个类似企业“董事会”或“股东大会”的议事、决策机构，但这样的机构现在小站并不存在，只有“工作会议”的功能比较类似，我们就先将其作为财务的决策机构。同时，也列明了“工作会议议事办法另行确定，议事办法未确定前按小站传统议事方法进行”。如果“工作会议”的发起方式、议事规则、作用功能等完善了，本制度中援引的“决策机构”也就完善了；如果将来的走向是“XXXX委员会”作为小站的决策/权利机构，那就对本制度中的“财务决策机构”再做相应的修订。


本贴最后一次由好人无用修改于2005-12-15 17:38:54

本帖由 好人无用 于2005-12-15 16:34:00发表

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编写一个财务管理制度是繁琐细致的工作，起草的各位辛苦了。

（一）Ø 在项目执行和工作过程中——要及时监控，调整各项成本费用的支出管理，接受第三方监督。

这里“第三方”是谁？

而且“第三方”这个词在全文中只出现一次，前面没有定义，后面没有引用。所以可以不用“第三方”这个描述。

（二）条款序列建议分级，而不是用.和Ø

例如原文
3、财务决策权
· 财务决策权归小站工作会议，
· 工作会议可以是到场会议，
· 工作会议议事办法另行确定

建议采用
3、财务决策权
3·1 财务决策权归小站工作会议，
3·2 工作会议可以是到场会议，
3·3 工作会议议事办法另行确定

这样比较清晰，也便于引用。否则引用的时候说“第3条第2个点号”，如下：

（三）
根据第6条第1个点号，会计周期为项目全周期；
根据第7条第1个点号，审计在项目结束后一个月。

这里没有考虑长项目，比方一个三四年的项目的中间监督审计。对于长项目，在执行过程中定期审计是非常必要的。

（四）“小站工作会议”的定义不明，根据
“财务决策权归小站工作会议，参会人员集体议定决策。”
，既然“小站工作会议“有财务决策大权，那末“小站工作会议”
（1）由谁组成，是固定的一批网友，还是在论坛上发个帖子，说明时间地点，大家都可以参加；
〔2）小站工作会议由谁召集，是站长，版主，项目负责人，抑或是任何一位网友都可以召集；
（3）火箭先前说到小站还有个“小站管理委员会”，如果项目财务决策权由“小站工作会议”决定，那末“小站工作会议”和“小站管理委员会”又是什莫关系？
（4）如果“小站工作会议”是“权力机构”那末建议站长通知所有网友有关召开召集“小站工作会议”的规则，免得造成误会。




本贴最后一次由老普修改于2005-12-13 09:49:37

本帖由 老普 于2005-12-13 08:55:40发表

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现阶段:目前能承担职责的是财务小组,但不排除网友自愿监督.

未来:独立的财务公司.

本帖由 火箭人 于2005-12-13 09:56:45发表

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比方我草拟一个条文，我设想中有“第三方”，“第四方”，直接写到条文中，前后没有解释，看条文的网友就不清楚我说的“第三方”“第四方”是什么。

本帖由 老普 于2005-12-13 10:06:48发表

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时间精力上,大家都很匆忙,所以可能不完备,或者我们目前的情况下(无法人,无组织),无法完备,需要通过补充或者扩展来解决.

因此在实践过程中,精力优先放到眼前就需要立刻规范的地方上去,如流程等.

您提的这几条,和大家的其他质疑\建议,以及解释\完善的建议,建议在下一次工作会议中讨论并做适当的补充.

本帖由 火箭人 于2005-12-13 10:19:19发表

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“时间精力上,大家都很匆忙,所以可能不完备,或者我们目前的情况下(无法人,无组织),无法完备,需要通过补充或者扩展来解决.”

我觉得前后有些矛盾，一方面征求大家意见，而提出一点意见建议又说大家都忙“无法完备”。好像提意见的到不是了。

那就不如明说，因为忙就不征求意见了，这至少直来直去。

另外主贴是点8的，根上说，我的回贴建议也是该给点8，我和点8会交流的，咱两别在这里说了，免得闹不好还让点8误解舞会呢。


本贴最后一次由老普修改于2005-12-13 10:58:27

本帖由 老普 于2005-12-13 10:43:55发表

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写得认真就需要读得也认真，这样才对得起制定者。

本帖由 随手 于2005-12-13 20:50:26发表

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是"小站社区管理委员会",是对社区的管理.

社区管理委员会和财务没有关系.没有权力管理小站的财务问题.

社区管理委员会只管理论坛\wiki\blog等社区用户可以发言交流的场所.主要解决社区发展(指标可能是发贴量\帖子比重\帖子质量\社区交流活跃度等问题)、社区纠纷、社区管理员考核和任免、社区新功能等方面问题。负有保证社区言论符合国家法律，引导社区往“热爱长城，热爱生活”的方向发展的责任。

本帖由 火箭人 于2005-12-13 09:38:54发表

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但作为制度，可以预先通盘考虑设计。

比方这里提出的“小站工作会议”和“长城论坛”上的“小站工作会议”是否同一事物，同一概念。

本帖由 老普 于2005-12-13 09:45:07发表

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本帖由 火箭人 于2005-12-13 09:52:28发表

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对“小站工作会议”的作用功能权责做出一定的说明，免得大家误会误解。

本帖由 老普 于2005-12-13 10:00:42发表

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也欢迎有疑问的同学们一起参加工作会议,参与决策,解除疑问.

罗马不是一天建成的,我们目前从原始状态向制度化建设,要看清这个阶段的必然性.

关于工作会议,您帮助修改的编号"3·3 工作会议议事办法另行确定"已经说了,将会制定这个规则.现阶段工作会议主要在忙于家住长城边影展,这件事情要在1月到来前弄完.具体制定详细规则的事情会往后拖.

本帖由 火箭人 于2005-12-13 10:13:22发表

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本帖由 老普 于2005-12-13 10:17:46发表

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欢迎这种探究,一起研讨:)

本帖由 火箭人 于2005-12-13 10:21:57发表

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本帖由 老普 于2005-12-13 10:53:26发表

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